Prima dell'avvento della rivoluzione digitale, la maggior parte delle attività commerciali, principalmente la contabilità finanziaria, venivano svolte a mano utilizzando carta, penna e penna.
Ancora oggi, questa metodologia tradizionale chiamata contabilità manuale è prevalente tra gli enti e le aziende.
Questo tipo di sistema contabile comporta la conservazione di registrazioni delle transazioni sotto forma di libri e diari che vengono poi convertiti manualmente in una serie di rapporti finanziari.
È importante notare che non c'è differenza tra le idee alla base della contabilità computerizzata e della contabilità manuale. L'unica differenza è il mezzo utilizzato per la registrazione e le operazioni contabili.
Chi usa i sistemi di contabilità manuale?
Qualsiasi azienda o organizzazione richiede un sistema contabile efficiente per raccogliere, archiviare e mantenere le proprie informazioni finanziarie.
Nel mondo digitale di oggi, le aziende possono scegliere di utilizzare sistemi contabili manuali o informatici o entrambi.
Tuttavia, quando si tratta di piccole o nuove imprese, il sistema di contabilità manuale è maggiormente favorito. È perchè:
Come funziona la contabilità manuale?
La contabilità manuale comporta principalmente l'utilizzo dei seguenti strumenti fisici per registrare e conservare i dettagli più minuti delle informazioni finanziarie di un'azienda.
Blocchi di carta e libri
In assenza di fogli di calcolo per computer e software come modalità principale di tenuta dei registri finanziari, i contabili utilizzano blocchi di carta e libri con righe e colonne.
Generalmente, ci sono quattro o più di quattro colonne stampate, ognuna delle quali è separata da due righe consecutive che corrono lungo il foglio.
La prima colonna a sinistra del foglio è assegnata alla scrittura delle date. Pertanto, la quantità di spazio rimasta per questa colonna è ridotta.
Al contrario, la seconda colonna è utilizzata per annotare le descrizioni. Di conseguenza, il contabile fornisce la più ampia quantità di spazio per questa colonna.
Gli importi delle transazioni e altri dettagli correlati come vendite, inventario e simili sono annotati nelle colonne rimanenti.
I blocchi di carta sono spesso stampati su cartoncino bianco o verde chiaro con uno spazio per annotare ogni cifra in modo che non sorgano problemi relativi alla scrittura a mano.
Riviste e libri mastri
Questi sono utilizzati per annotare i documenti finanziari operativi e finali.
Giornali e libri mastri forniscono supporto al processo di contabilità manuale aiutando il contabile a mantenere registrazioni separate per diversi tipi di transazioni.
Ad esempio, è possibile assegnare una serie di giornali per la contabilità delle vendite di cassa. Al contrario, un altro gruppo può registrare il libro paga.
Una volta calcolate le transazioni di questi conti separati, i risultati vengono quindi combinati in un'unica registrazione nel libro mastro generale dell'entità aziendale.
Vantaggi della contabilità manuale
Pur trattandosi di un vecchio sistema di contabilità, la sua attualità nel mondo contemporaneo non è divenuta del tutto superflua.
Svantaggi della contabilità manuale
Nonostante i suoi vari vantaggi, non si può negare che la contabilità manuale abbia alcune limitazioni significative.
